Fitstore Friends Convention 2022. Renginio planavimas

June 10, 2022

Fitstore Friends Convention 2022. Renginio planavimas

Kaip Fitstore komandai sekėsi organizuoti Fitstore Frends Convention 2022?

Kaip visi žinome, pastaruosius dvejus metus visi buvo "išalkę" renginių ir bendravimo, todėl kovo pabaigoje atšaukus covid-19 apribojimus, Fitstore komandai kilo idėja surengti fitneso renginį treneriams ir sporto entuziastams. Per du mėnesius Fitstore komandai tai pavyko ir gegužės 28 d. Siguldos sporto centre įvyko didelio masto fitneso renginys - Fitstore Friends Convention 2022.

Per tokį trumpą laiką suorganizuoti renginį tokiai didelei auditorijai - didelis iššūkis, tačiau mūsų Fitstore komanda su juo sėkmingai susidorojo. Plačiau apie tai, kaip sekėsi Fitstore komandai ir su kokiais iššūkiais teko susidurti organizuojant renginį?

 

Tinkamos vietos paieška

Atsižvelgiant į tai, kad renginys buvo surengtas labai greitai, vietos pasirinkimas buvo tam tikras iššūkis, nes, kaip žinome, visos geriausios vietos būna užsakytos iš anksto. Tačiau šį klausimą taip pat pavyko sėkmingai išspręsti ir galiausiai renginį organizavome viename iš savo projektų - Siguldos sporto centre, kuriame 2018 m. jau surengėme įspūdingą Baltijos TRX aukščiausiojo lygio susitikimą. 

Bendravimas

Sėkmingam fitneso renginiui neabejotinai reikia patyrusių ir kompetentingų specialistų. Esame suinteresuoti savo klientams visada suteikti geriausią pasiūlymą, todėl kreipėmės į Latvijos ir užsienio specialistus, turinčius ilgametę patirtį fitneso srityje. Vienas iš iššūkių buvo bendrauti su užsienio treneriais, nes bendravimas dažniausiai vyko internetu. Daugybė Zoom susitikimų, telefono skambučių ir elektroninių laiškų su treneriais du mėnesius buvo mūsų kasdienybės dalis. Dėka trenerių operatyvumo mūsų komandai sėkmingai pavyko gauti reikiamą informaciją iš trenerių - tiek apie pačius trenerius, tiek apie jų paskaitų ir užsiėmimų turinį. 

Įrengimas

Taip pat buvo svarbu suplanuoti, kiek ir kokios mokymo įrangos reikės. Tai buvo vienas iš iššūkių - laiku gauti reikiamą įrangą iš gamintojų. Dėl mūsų Fitstore technikų komandos profesionalumo visi varžtai ir rėmai liko savo vietose, o dalyviai buvo aprūpinti visa reikiama treniruočių įranga. Montavimo procesas buvo šiek tiek sudėtingas - diena prieš renginį užtruko ilgiau nei įprastai. Fitstore komanda montavimą baigė apie 3 val. ryto, o 6 val. ryto mūsų technikai jau buvo grįžę į darbą, kad užbaigtų paskutinius darbus prieš atidarymo ceremoniją. Praėjus savaitei po renginio, sandėlyje ir biure vis dar virė gyvenimas, nes viską reikėjo grąžinti į savo vietas.

Didžiuojamės, kad mūsų komandoje dirba kūrybingi ir įvairių interesų turintys žmonės. Todėl mums nereikėjo rūpintis garso sistema, nes ja rūpinosi mūsų pardavimų vadybininkas, kuris be Fitstore pareigų dar ir didžėjus.

Vaizdinė informacija

Žinoma, svarbi renginio organizavimo dalis yra vaizdinės medžiagos parengimas. Į šį procesą Fitstore rinkodaros komanda įdeda daug darbo. Bendradarbiaujant su dizaineriais ir spaustuvėmis buvo sukurta vaizdinė medžiaga socialinėms platformoms ir mūsų interneto svetainei, taip pat plakatai, roll-up baneriai, brošiūros, drabužiai su Fitstore logotipu ir dalyvio informacinis bukletas su visa reikiama informacija apie Fitstore Friends Convention 2022! 

Skleidžiant informaciją apie renginį taip pat dalyvavo vietos sporto klubai MyFitness, Squad Hour ir Lemon Gym bei sporto prekių parduotuvių tinklas Sportland.

Fitstore yra oficialus kelių visame pasaulyje žinomų prekės ženklų atstovas. Šiame renginyje atstovavo šie prekių ženklai: TRX, Life Fitness, Therabody, MyZone, Ybell, Blazepod, SKLZ, Multipower, Exxentric ir t.t.

Rėmėjai ir partneriai

Koks renginys be rėmėjų? Rimi Latvija numalšino dalyvių troškulį, Muesli Graci parėmė dalyvius skaniais vaisiniais musli, o MyFitness Latvija kiekvienam dalyviui padovanojo kuponą - vieną nemokamą apsilankymą sporto klube.

Sudėtinga buvo organizuoti maitinimo paslaugas. Likus vos savaitei iki renginio supratome, kad neturime maitinimo paslaugų teikėjo! Buvo susisiekta su maždaug 30 skirtingų maitinimo paslaugų teikėjų, tačiau, kadangi vasaros sezonas buvo ką tik prasidėjęs, o gegužės 28 d. Siguldoje vyko miesto šventė, niekas nebuvo pasirengęs tokiam paskutinės minutės pasiūlymui. Arba paprasčiausiai - fiziškai negalėjo būti keliose vietose vienu metu. Nepaisant to, surinkome maitinimo įstaigų Rygoje kontaktus ir žinome, į ką galima kreiptis kitam kartui! Vienas iš mūsų gelbėtojų šiuo atžvilgiu buvo vietinis gamintojas Muesli Graci, kuris renginiui parūpino gardžių vaisinių musli! Be to, Siguldos miesto centre yra daug gražių vietų užkąsti, todėl dalyviams pasiūlėme pasinaudoti galimybe pasimėgauti pietų pertrauka keliose Siguldos kavinėse.

Be aktyvių mokymų ir mokomųjų paskaitų Fitstore taip pat norėjo suteikti dalyviams pridėtinės vertės - 8 valandų trukmės pakartotinį trenerių sertifikavimą. Po ilgų diskusijų, bendradarbiaujant su Latvijos trenerių kvalifikacijos kėlimo centru (LTTC), Fitstore komandai buvo suteikta galimybė įteikti treneriams sertifikatus už dalyvavimą Fitness Friends suvažiavime.. 

Dėkojame visiems, kurie padėjo ir dalyvavo mūsų renginio planavime!